We horen het regelmatig bij klanten. Ze zijn zeer tevreden over het wegdoen van hun eigen lokale Exchange e-mail server en de vervanging van mail door MS365. “Maar…” Die maar is heel vaak de klacht dat zoeken in oude mail traag is, heel traag zelfs. Zeker bij grote mailboxen. Is daar wat aan te doen? Dat kan inderdaad, door het inzetten van e-mail archivering!

Dropsuite e-mail archivering snel en uitgebreid zoeken
Geavanceerd zoeken in Dropsuite

Snel zoeken vinden in oude e-mail

Wij hebben best lang gezocht naar een product waarvan wij vinden dat het goed zijn werk doet voor een redelijke prijs. Na uitgebreid testen en een pilot bij een klant zijn wij tot de conclusie gekomen dat Dropsuite e-mailarchivering zeer geschikt is.
Door niet al je mail te bewaren in je mailbox maar er voor te zorgen dat deze op gezette tijden verplaatst wordt naar de cloud zorg je ervoor dat je eigen mailbox schoon en snel blijft!

E-mail archivering met Dropsuite

De implementatie is relatief eenvoudig en komt neer op het volgende:

  • Aanschaf en implementatie van Dropsuite e-mail archivering
  • Koppeling leggen tussen Dropsuite en de MS365 tenant van de klant
  • Toegang en permissies regelen
  • Na de koppeling wordt in Exchange ‘journaling’ aangezet
  • Met behulp van ‘journaling’ worden berichten overgeheveld naar het online portal

Zoeken doe je in het online portaal

Zoeken naar (oude) e-mails doe je niet meer in je outlook app, maar in het daarvoor geoptimaliseerde online portaal. Dit zoeken binnen het portaal gaat vele male sneller dan zoeken vanuit outlook. Er zijn zeer uitgebreide zoekopties in te stellen en vaak gebruikte zoekopdrachten kun je bewaren voor later gebruik.

Eenvoudig op te halen

Een gevonden e-mail kan eenvoudig gedownload worden. Dit kan in het bekende ’eml’ formaat, dat te openen is met Outlook. Als het om (veel) meer e-mails gaat kun je er ook voor kiezen om ze samen te voegen en ze te downloaden als een ‘pst’. Een pst bestand kan als losse postbus gekoppeld worden binnen outlook.
Meestal is het niet nodig om een e-mail te downloaden, het gaat immers om de informatie die er in staat en die staat veilig in het archief in de cloud met deze oplossing. Uiteraard is de mail in het archief gewoon te lezen!

En misschien niet onbelangrijk, de software is ook op Nederlandstalig in te stellen.

Geïnteresseerd of meer toelichting nodig?

We vertellen je graag persoonlijk wat er allemaal mogelijk is op het gebied van e-mail archivering. Neem telefonisch contact op via 033-2471111 of stel hieronder je vraag.